Antecipação de Títulos a Fornecedores

Desafio

“Até os gigantes sangram”. Essa foi a conclusão que tivemos quando vimos os problemas enfrentados por uma gigante empresa do setor de bebidas — com faturamento acima de 9 Bilhões (sim, é isso mesmo que você leu) e alto fluxo de antecipações a seus fornecedores.

O processo era manual (contato por telefone ou e-mail) e muito sujeito a falhas. Não à toa, apresentava baixa performance e acumulava atrasos quando o assunto era atender antecipações.

Essa “bola de neve” gerava perda de negócios e comprometia o ganho financeiro da empresa, pois simplesmente não era possível acompanhar a demanda. Quando conseguia atender os fornecedores, o desempenho também não era dos melhores.

Os inúmeros processos manuais engessavam as operações e dificultavam a padronização. E a falta de precisão e eficiência não parava por aí: os relatórios que mostravam o fluxo de volume antecipado, também feitos manualmente, não tinham as estatísticas necessárias para compor a previsão do Liquid Planner.

Além disso tudo, por conta do agrupamento de CNPJs dos fornecedores e outros documentos, existiam muitos erros e retrabalho. Esse cenário fazia com que a Extração dos títulos que compõem a antecipação fosse deficitária.

Logo identificamos que tínhamos muito trabalho pela frente.

SOLUÇÃO

Analisando o caso, não tivemos dúvidas: nosso cliente precisava urgentemente da nossa solução para Antecipação de Títulos a Fornecedores.

Com ela, é possível publicar os títulos para clientes e fornecedores (pagos ou não) em tempo real. Isso é feito por meio de uma conexão direta com o SAP, o que garante a sincronização perfeita com a plataforma.

Essa mesma conexão simplifica o processo, pois dispensa a utilização de extratores para gerar arquivos sobre a posição financeira e o tráfego do site da empresa. Nossa configuração e inteligência de processamento dentro do SAP possibilita uma gestão centralizada e transparente do Portal.

Ela também permite que você execute processos de factoring dos recebíveis dos fornecedores. Dessa forma, eles conseguem gerar receitas antecipando os títulos mediante aplicação de taxas, sendo possível configurar essa função dentro do SAP – que será responsável pela compensação destes títulos e a abertura do novo título líquido, assim como a apropriação da taxa aplicada para a receita.

Estamos falando de uma solução “End to End” (um único fornecedor para Web e SAP) que, por possuir uma conexão direta com o SAP, publica em tempo real tanto os títulos pagos quanto os “a pagar”. Com total expertise de negócio dentro do SAP, ela realiza funções como gerenciamento de contratos de antecipação de títulos de fornecedores, solicitação direta de antecipação pelo fornecedor e utilização de caixa próprio ou confirming bancário.

RESULTADOS

Com o início de nossos serviços e a consequente implantação da nossa solução, os resultados não demoraram a aparecer. Melhoraram e não foi pouco não, viu? O processo passou a ser feito via web em contato direto com os fornecedores e de forma automatizada, eliminando trabalhos manuais.

Alguns outros exemplos de otimização que conseguimos prover ao cliente foram: relatórios SAP em tempo real para acompanhamento e utilização para previsão do Liquid Planner, contratos inseridos e geridos na própria plataforma e o processo de antecipação mista – que permite a ativação do processo com apenas uma única transação do usuário e gera a interface bancária da cessão.

Com os fornecedores executando a antecipação diretamente, houve um aumento no volume de negócios que, consequentemente, se estendeu ao financeiro: ganhos de até 2,7% com retorno de investimento em 21 dias!

Tudo isso com uma solução 100% ABAP e integrada ao SAP que também é certificada pelo ICC SAP e é compatível a todas as atualizações do SAP, inclusive o S/4 Hana.

Contas a Receber

DESAFIO

Agora vamos falar sobre o desafio de uma gigante do setor do Varejo Alimentício que faz nada mais nada menos do que 40 milhões de transações de vendas por cada mês com o auxílio dos mais de 50 meios de pagamentos que possui.  Pense no trabalho que é conciliar todas essas informações juntas. É aí que estava o problema deles.

A empresa tinha apostado na capacidade de 4 colaboradores para realizarem todo o processo de conciliação, o que se mostrou uma ideia não muito efetiva. Em meio a tantos dados e números, esses profissionais se deparavam com disparidades no balanço financeiro e não conseguiam fazer uma análise crítica e precisa sobre as divergências.

A aposta em uma abordagem mais manual e humana se mostrou falha já que a defasagem no processo de fechamento chegou a ser maior do que 3 meses, o que acabou tornando o posicionamento do fluxo de caixa deficitário.

Para piorar, a conciliação com o software não era integrada ao SAP e ainda era feito por uma empresa terceirizada; ou seja, no meio de todo esse caos ainda tinha ruídos de comunicação. O cenário realmente não estava bom.

SOLUÇÃO

Para resolver esse quadro tão complexo, fizemos aqui o que fazemos de melhor. Chamamos a nossa principal solução: PCI – Recon. Se o nome te pareceu um pouco estranho, não tem problema. Pode chamá-la de “Conciliação de Cartões de débito, crédito, tickets e Marketplace” ou simplesmente “Conciliação de Meios de Pagamentos Eletrônicos”. Agora deu para entender sobre o que estamos falando, né?

Essa solução é fundamental para que sua empresa consiga cruzar as vendas com os arquivos das Administradoras. Esse detalhe é primordial para identificar possíveis diferenças entre o que é registrado como venda e as transições que realmente aconteceram. Quando se é utilizado o SAP, a conciliação é extremamente rigorosa com as regras contábeis: não é permitido qualquer tipo de divergência entre os dados.

E é aqui que nos destacamos: nossa solução foi desenvolvida para se integrar completamente ao SAP, em ABAP. Portanto, divergências não farão mais parte da sua rotina, seu ‘Contas a Receber’ estará ajustado à realidade e crescer não será mais um problema!

RESULTADOS

Como é de se esperar, a história teve um final feliz! Nossa solução automatizada reduziu o quadro de funcionários e aumentou a precisão de todo o processo, eliminando qualquer tipo de divergência.

A análise, antes imprecisa, passou a ser detalhada e diária, abrindo contestações junto aos adquirentes logo que qualquer irregularidade fosse detectada. Com isso foi possível recuperar 1,74% das perdas operacionais dos títulos do setor de ‘Contas a Receber’, que passou a ter a baixa igual ao valor de deposito das adquirentes

Nossa ferramenta 100% ABAP e integrada ao SAP é compatível à todas as atualizações, inclusive o S/4 Hana e conseguiu realizar o posicionamento exato do fluxo de caixa. Ela identificou todas as perdas junto aos adquirentes, sendo responsável pela recuperação de 0,03% dos títulos do ‘Contas a receber’.

Além de todos esses resultados mensuráveis, o PCI – Recon também gerou uma maior comodidade aos colaboradores, já que os logs do sistema substituíram os relatórios antes feitos para a auditoria pela área.

E o melhor de tudo: o ROI foi quase que imediato! O retorno de investimento ocorreu apenas 3 meses após a implementação!

Então, o que você está esperando para ter a sua história de sucesso contada aqui? Venha ser o próximo!

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