Manter um fluxo de pagamento saudável e bem estruturado é um dos pilares da boa gestão financeira.
Afinal, ele garante que as entradas e saídas de recursos sejam controladas, reduz riscos e permite que a empresa cumpra suas obrigações com mais eficiência.
No cenário atual, onde a agilidade e a transparência são exigências tanto de clientes quanto de fornecedores, aprimorar esse fluxo é fundamental para manter a competitividade.
Neste artigo, vamos explicar o que é o fluxo de pagamento, sua importância, como funciona e quais passos adotar para otimizar esse processo com segurança, usando a tecnologia como aliada estratégica.
Por isso, boa leitura, prossiga para mais!
O que é fluxo de pagamento?
O fluxo de pagamento é o conjunto de etapas e procedimentos que uma empresa utiliza para administrar todas as suas obrigações financeiras, desde a aprovação e registro de contas até a efetivação do pagamento aos fornecedores, prestadores de serviço ou colaboradores.
Ou seja, ele está diretamente ligado ao controle do fluxo de caixa, influenciando na saúde financeira e na capacidade de honrar compromissos.
No varejo, por exemplo, um fluxo de pagamento bem definido ajuda a garantir que fornecedores recebam no prazo, evitando rupturas de estoque e fortalecendo a parceria comercial.
Quando mal administrado, pode gerar atrasos, multas, perda de credibilidade e até prejuízos operacionais.
Qual a importância de ter um fluxo funcionando adequadamente?
Com tanta modernização, o processo de pagamento também foi influenciado pelas tecnologias.
No Brasil, temos o uso do PIX, que impulsionou as transações comerciais e potencializou a adaptação em pagamentos digitais.
Dessa forma, um fluxo de pagamento eficiente impacta diretamente no desempenho financeiro e operacional da empresa, trazendo benefícios como:
Operações eficientes
Ao estruturar um processo claro e padronizado, a empresa consegue reduzir erros, agilizar aprovações e evitar retrabalhos. Isso libera tempo e recursos para áreas estratégicas.
Planejamento financeiro com precisão
Com previsibilidade sobre os pagamentos futuros, é possível organizar melhor o caixa, evitar surpresas e tomar decisões de investimento mais seguras.
Facilidade na relação com fornecedores
Com o fluxo adequado e sendo acompanhado de forma hábil, é possível cumprir prazos de pagamento que fortalece a confiança, melhora o poder de negociação e pode gerar benefícios como descontos ou condições diferenciadas.
Maior desenvolvimento da experiência do cliente
Um fluxo com transações comerciais seguras, ágeis e com diversos canais para escolha de compra, torna essa experiência mais rápida, moderna e de acordo com cada perfil de cliente.
Afinal, cada vez mais o perfil do consumidor vem mudando. Temos uma variação maior de predileção por canal de aquisição, tipo de pagamento e forma de aquisição.
Por exemplo, há pessoas que preferem comprar online e através do boleto, já outra sentem-se mais segura com compras presenciais e parceladas no cartão de crédito.
Melhoria na segurança, confiança e transparência com o cliente
Processos claros e confiáveis evitam erros e inconsistências, garantindo uma gestão transparente e segura para todos os envolvidos.
Ainda mais associados a uma política de compra, conformidade com a LGPD e certificados de segurança.
Como funciona um fluxo de pagamento?
O funcionamento do fluxo de pagamento envolve diversas etapas integradas: recebimento e registro das contas a pagar, análise e aprovação, definição da forma e data de pagamento, execução da transação e, por fim, registro e conciliação contábil.
Empresas mais maduras adotam plataformas e integrações que centralizam essas etapas, permitindo mais controle e visibilidade dos dados.
Dessa maneira, é possível evitar falhas e possibilita acompanhar em tempo real todas as transações financeiras. Agora, vamos apresentar como é possível otimizar esse processo.
Siga adiante!
8 passos fundamentais para otimizar seu fluxo
Embora pareça algo complexo, é importante investir na melhoria do funcionamento da cadeia de pagamento, pensando desde a entrada à saída e a documentação. Desse modo, preparamos os seguintes passos:
Avalie e identifique potencialidades e gargalos
Analise o processo atual para identificar onde existem atrasos, erros ou etapas manuais que poderiam ser otimizadas. Essa visão é o ponto de partida para mudanças estruturais.
Elabore um planejamento financeiro
Defina metas, prioridades e prazos para todos os pagamentos, levando em conta a previsibilidade de receitas e despesas.
Crie um plano de pagamento com canais de entrada, meios de pagamento e ferramentas
Organize os métodos de pagamento aceitos e os canais de recebimento e defina quais tecnologias serão utilizadas para suportar o processo.
Desenvolva políticas de pagamento e certifique-se de estar em conformidade à LGPD
Estabeleça regras claras para prazos, descontos e formas de pagamento, garantindo segurança jurídica e proteção de dados. Neste ponto, é importante uma consultoria jurídica e contábil.
Estruture planos de ação de cobranças e inadimplentes
Monitore clientes inadimplentes e desenvolva estratégias para recuperação de crédito sem prejudicar o relacionamento comercial.
Dica extra: utilizar sistemas de automação de comunicação, principalmente vinculados à venda online podem ajudar!
Monitore e ajuste de forma periódica
Faça revisões regulares para identificar melhorias, testar novos métodos e eliminar práticas ineficazes.
Invista em automação no processo de pagamento
Automatizar libera o time financeiro de tarefas repetitivas e garante mais precisão. Soluções como o YfinaPay permitem integrar pagamentos diretamente ao SAP, aprovando transações dentro do próprio sistema e eliminando o uso de arquivos manuais, como os .TXT. Além disso, oferecem segurança, rastreabilidade e integração com diversos bancos.
Use um canal ou plataforma para gerir os pagamentos
Centralizar todas as operações em um único ambiente facilita o controle e aumenta a visibilidade das finanças.
Otimize o fluxo de pagamento com YTecnologia
A YTecnologia é especialista em soluções para otimizar processos financeiros no SAP.
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