Assim como o próprio nome sugere, o setor de contas a pagar é o responsável pelos processos de gestão, organização e pagamento das faturas em aberto nas empresas.
Apesar da tarefa, em um primeiro momento, parecer simples, só quem trabalha nessa área sabe o quanto pagar contas pode ser complexo.
É por isso que se fala que a vida de quem trabalha com contas a pagar não é fácil! O objetivo deste conteúdo é apresentar soluções que podem ajudar os profissionais do setor a conquistarem mais resultados positivos em suas atividades.
Continue a leitura e acompanhe!
Neste artigo, você vai encontrar:
- As dificuldades técnicas do setor de contas a pagar;
- As dificuldades internas do setor de contas a pagar;
- Como o setor deve encontrar essas dificuldades;
- Cases de sucesso;
- Automation for Supplier Factoring.
As dificuldades técnicas do setor de contas a pagar
Engana-se quem pensa que as atividades do gestor de contas a pagar se resumem a ficar pagando boletos.
O profissional deve manter as contas da empresa organizadas, bem como cumprir o planejamento financeiro que foi definido.
Além disso, deve-se ter um entendimento amplo sobre impostos e encargos, para não errar e fazer pagamentos indevidos, por exemplo.
Da mesma forma, é preciso ter atenção para não errar nada e ter problemas com a Receita Federal. Afinal, sonegação de impostos é um crime grave e que pode gerar uma série de complicações para as empresas.
Em meio a esse cenário, listamos algumas das principais dificuldades que os responsáveis pelas contas a pagar têm nas organizações. Veja:
Integração de dados via texto
É bastante comum que os profissionais do setor de contas a pagar extraiam os seus títulos em arquivos de texto e façam a transmissão para um site terceiro, que realiza a publicação.
Na prática, os profissionais precisam digitar os números dos boletos manualmente para incluí-los no SAP ou em outro sistema utilizado pela organização.
Além dessa atividade ser bastante morosa e demandar muito tempo dos colaboradores, há grande chance de ocorrer falha humana.
Logo, os profissionais de contas a pagar devem ficar sempre muito atentos, uma vez que qualquer erro mínimo de digitação pode ocasionar grandes problemas nas operações financeiras do negócio.
Dificuldade para realizar a antecipação de recebíveis
Para manter os pagamentos da empresa em dia, em muitos casos, é preciso que o setor de contas a pagar tenha que recorrer à antecipação de recebíveis.
Também chamada de risco sacado, essa solução é oferecida pelas instituições financeiras, que antecipam os recebíveis do cliente, sem que seja necessário contratar um empréstimo.
Porém, quando não há integração de plataformas, é preciso acessar o site de bancos ou terceiros para realizar a antecipação. Isso aumenta as chances de acontecerem erros, bem como faz com que mais tempo seja demandado para cumprir as tarefas.
Armazenamento de dados confidenciais fora do ambiente do cliente
Outra dificuldade muito comum no departamento de contas a pagar é o armazenamento de dados confidenciais fora do ambiente do cliente.
Atualmente, com a vigência da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), é imprescindível ter muito cuidado com dados de terceiros.
Atenção: Qualquer operação feita em discordância com a legislação pode ocasionar sérias penalidades.
Caso não saiba, as multas da LGPD podem chegar a 2% do faturamento total da pessoa jurídica, com limite de R$ 50 milhões.
As dificuldades internas do setor de contas a pagar
Como se não bastasse, além das dificuldades técnicas e operacionais, o setor de contas a pagar também tem desafios internos nas organizações.
É bastante comum que esse departamento seja visto pelos líderes, gestores e demais colaboradores da empresa como uma área de pouco valor agregado.
Há um preconceito com o segmento, que, muitas vezes, é creditada como um setor que só gasta dinheiro, realiza atividades meramente operacionais e que não conta com um diferencial estratégico.
Porém, quem trabalha nesse campo de atuação de contas a pagar sabe que esse estigma não faz jus à verdade. A área pode, e deve, ser estratégica e os seus profissionais têm um papel importante nisso.
Como o setor de contas a pagar deve enfrentar essas dificuldades?
A virada de chave de contas a pagar precisa acontecer para proporcionar uma maior valorização. E isso está diretamente relacionado com a tecnologia.
Sendo assim, o recomendado é que o departamento invista em soluções que facilitem a publicação de títulos de clientes e fornecedores, pagos ou não e em tempo real. Posto isso, essa ação pode ocorrer por meio de uma conexão direta com o ERP utilizado, como o SAP.
Esse tipo de plataforma também possibilita a utilização de extratores para a geração de arquivos no formato .txt, bem como o seu tráfego até sites externos, como os de bancos. Assim, as atividades e as importações de dados são feitas de maneira mais fácil.
Outro diferencial de sistemas do tipo é a execução dos processos de factoring sobre os recebíveis dos fornecedores. Com essa funcionalidade, eles poderão antecipar os títulos, mediante a aplicação de taxas, gerando mais receita para a sua organização.
Com uma solução automatizada, o setor de contas a pagar poderá se colocar com uma área de inteligência estratégica. O departamento, portanto, deixará de ser visto como quem só dá despesa e tem pouco valor agregado para a organização.
Dessa maneira, os profissionais que desempenham esse tipo de atividade serão mais valorizados pela gestão e superarão praticamente todas as dificuldades anteriormente citadas.
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